Note de service sur l’IA pour les salariés : modèle

Une note de service suffit pour annoncer à l’équipe quel outil d’IA utiliser, avec quel compte, ce qu’on n’y colle jamais et qui relit avant l’envoi. Tant qu’elle organise le travail, elle part par email ou en réunion, sans formalité. Elle change de régime quand elle impose des obligations générales et permanentes de discipline : dans une entreprise qui a un règlement intérieur, obligatoire à partir de cinquante salariés, elle devient une adjonction à ce règlement (article L1321-5 du Code du travail). Il faut alors l’avis du CSE, la transmission à l’inspection du travail et un mois d’attente après sa diffusion. Le modèle à copier est plus bas.

Exemple fictif : une agence de neuf personnes

Exemple fictif : une agence de communication de neuf personnes vient de prendre des comptes ChatGPT Business pour tout le monde. Jusque-là, deux graphistes utilisaient leur compte gratuit, une cheffe de projet passait par Gemini sur son téléphone, et personne ne savait quels documents de clients étaient partis où. La gérante veut dire trois choses lundi : l’outil de l’agence est celui-là, les dossiers clients n’entrent dans aucun autre, et tout texte envoyé à un client est relu par celui qui l’envoie. Elle n’a ni règlement intérieur ni CSE. Une note d’une page, présentée en réunion, lui suffit pour commencer.

Note de service, charte, règlement intérieur : lequel pour quoi

Les trois documents se recoupent souvent. En pratique, on les distingue par ce qu’ils contiennent et par les formalités qu’ils demandent.

Document	Ce qu’il contient	Formalités
Note de service	L’annonce : l’outil retenu, le compte, les interdits principaux, la date	Aucune, sauf si elle fixe des obligations générales et permanentes de discipline
Charte d’usage	Les règles détaillées, article par article, avec des cas pratiques	Les mêmes que la note : tout dépend de ce qu’elle impose
Règlement intérieur	Santé, sécurité, discipline, nature et échelle des sanctions	Obligatoire à partir de 50 salariés ; avis du CSE, inspection du travail, entrée en vigueur un mois après la publicité

Dans une petite équipe, la note sert souvent de lettre d’accompagnement : elle annonce la règle en dix lignes et renvoie à la charte pour le détail. Le modèle de charte d’usage de l’IA donne huit articles commentés à reprendre.

Quand la note suffit telle quelle

L’employeur organise le travail : il choisit les logiciels, ouvre les comptes, dit qui fait quoi. Une note qui annonce l’outil retenu, explique comment se connecter et désigne la personne à qui poser les questions relève de cette organisation. Elle n’a pas à être soumise à qui que ce soit avant d’être envoyée.

Deux limites s’appliquent quand même. Une restriction aux droits des salariés doit être justifiée par la nature de la tâche et proportionnée au but recherché (article L1121-1). Interdire de coller un dossier client dans un compte personnel se justifie sans peine ; interdire à quelqu’un de se servir de l’IA sur son téléphone pendant sa pause, pour une question privée, beaucoup moins. Ensuite, un document qui comporte des obligations pour le salarié, ou des dispositions dont il a besoin pour faire son travail, est rédigé en français (article L1321-6). Si vous reprenez des consignes qu’un éditeur publie en anglais, traduisez-les dans la note.

Quand elle devient une adjonction au règlement intérieur

Le règlement intérieur ne traite que trois sujets : l’application des règles de santé et de sécurité, la participation des salariés au rétablissement de conditions de travail protectrices, et les règles générales et permanentes de discipline, dont la nature et l’échelle des sanctions (article L1321-1). Il est obligatoire dans les entreprises d’au moins cinquante salariés, une fois ce seuil atteint pendant douze mois consécutifs (article L1311-2).

L’article L1321-5 vise les notes de service et « tout autre document » qui comportent des obligations générales et permanentes dans ces matières. S’il existe un règlement intérieur, ils sont considérés comme des adjonctions à celui-ci et suivent ses règles.

Pour une note sur l’IA, posez-vous une question : la note donne-t-elle une consigne de travail, ou crée-t-elle une obligation qui vaut pour tous, sans limite de durée, et dont le non-respect pourra être reproché ? Quelques phrases types :

« L’outil de l’entreprise est Copilot Chat, avec votre compte Microsoft 365 » : consigne d’organisation.
« Pour la réunion de jeudi, préparez le compte rendu avec l’outil de l’entreprise » : consigne ponctuelle.
« Il est interdit de copier des données de clients ou de salariés dans un outil d’IA qui ne figure pas dans la liste » : obligation générale et permanente, qui touche à la discipline.
« Tout manquement à cette note pourra être sanctionné » : discipline, et la nature et l’échelle des sanctions appartiennent au règlement intérieur.

La procédure depuis la loi du 26 mai 2026

Une note qui devient une adjonction suit la procédure de l’article L1321-4, dans sa version en vigueur depuis le 28 mai 2026 :

Avis du CSE : la note lui est soumise avant d’être introduite. Il donne un avis et n’a pas à l’approuver ; sans cette consultation, la note n’est pas opposable aux salariés, rappelle la fiche de service-public.fr sur le règlement intérieur.
Date d’entrée en vigueur : la note l’indique, au moins un mois après l’accomplissement des formalités de publicité.
Inspection du travail : la note lui est transmise en même temps qu’elle est rendue publique, avec l’avis du CSE.
Publicité : elle est portée, par tout moyen, à la connaissance des personnes qui ont accès aux lieux de travail ou aux locaux d’embauche (article R1321-1). Service-public.fr cite l’affichage et l’intranet.

La loi du 26 mai 2026 de simplification de la vie économique a supprimé le dépôt au greffe du conseil de prud’hommes (actualité de service-public.fr du 27 mai 2026). Des fiches pratiques le mentionnent encore : fiez-vous au texte actuel de l’article L1321-4, qui n’en parle plus.

Sous cinquante salariés

Sans règlement intérieur, la note ne peut pas s’ajouter à un texte qui n’existe pas. L’article L1321-5 précise pourtant que ces documents sont « en toute hypothèse » soumis aux mêmes dispositions du Code, et service-public.fr en déduit que les notes comportant des obligations générales et permanentes en santé, sécurité ou discipline suivent les mêmes règles, quel que soit l’effectif. Une entreprise plus petite peut aussi adopter un règlement intérieur de son plein gré, selon la même procédure.

En pratique, pour une équipe de cinq ou de vingt personnes : une note qui annonce l’outil, les données interdites et la relecture se diffuse sans attendre. Si vous voulez qu’un manquement à la note puisse fonder une sanction, au sens de l’article L1331-1 (toute mesure autre qu’une observation verbale, prise après un agissement jugé fautif), faites relire le texte par un conseil en droit social avant de le diffuser. Le guide sur les salariés qui utilisent ChatGPT sans autorisation explique pourquoi l’inventaire des usages et l’outil autorisé passent avant toute sanction.

Le CSE, même quand la note n’est pas une adjonction

Selon ce que la note accompagne, deux autres consultations peuvent s’ajouter.

Dans une entreprise d’au moins cinquante salariés, le CSE est informé et consulté sur l’introduction de nouvelles technologies et sur tout aménagement important qui modifie les conditions de travail (article L2312-8). Le déploiement d’un assistant d’IA à toute l’équipe peut en relever. La consultation a alors lieu avant la décision, donc avant l’envoi de la note.
Si la note annonce un contrôle (journaux de connexion, filtrage de sites, blocage de certains outils), le CSE est informé et consulté avant la mise en place des moyens de contrôle de l’activité des salariés (article L2312-38). Et aucune information concernant personnellement un salarié ne peut être collectée par un dispositif dont il n’a pas été informé au préalable (article L1222-4).

Un CSE est mis en place dès onze salariés, une fois ce seuil atteint pendant douze mois consécutifs (article L2311-2), avec moins d’attributions sous cinquante. Si votre note devient une adjonction à un règlement intérieur adopté volontairement, son avis reste demandé.

Diffuser la note et garder la trace

Pour une note simple : envoyez-la par email à chacun, affichez-la ou mettez-la sur l’intranet, puis présentez-la en réunion avec deux exemples tirés de la semaine. Datez-la et numérotez-la. Quand la règle change, la note suivante remplace la précédente et le dit en toutes lettres.

Gardez la preuve de la diffusion : l’email envoyé, la date d’affichage, la liste des présents à la réunion. Pour une adjonction au règlement intérieur, service-public.fr rappelle que l’employeur doit pouvoir prouver, en cas de litige, que les formalités de publicité ont été faites. Un accusé de lecture signé est possible ; la réunion d’explication fait davantage pour que la règle soit appliquée.

Le modèle à copier

Remplacez les crochets et retirez ce qui ne vous concerne pas. Si votre entreprise a un règlement intérieur, ou si vous voulez ajouter une phrase sur les sanctions, relisez d’abord la partie sur l’adjonction.

NOTE DE SERVICE n° [numéro] du [date]
Objet : utilisation des outils d’intelligence artificielle
Destinataires : tout le personnel
1. Outils autorisés : [outil], avec le compte professionnel ouvert par l’entreprise. Aucun autre outil d’IA n’est utilisé pour le travail sans l’accord de [nom].
2. Ce qu’on n’y met jamais : données de santé, coordonnées bancaires, pièces d’identité, dossiers du personnel, documents qu’un client nous a confiés sous confidentialité. En cas de doute, on demande à [nom] avant.
3. Relecture : tout texte destiné à un client, à un partenaire ou au public est relu par la personne qui l’envoie. Elle en est responsable, quel que soit l’outil utilisé.
4. Erreurs : une réponse fausse ou inventée est signalée à [nom], avec la demande et la réponse obtenue.
5. Questions : [nom], [email ou poste].
Les règles détaillées figurent dans la charte d’usage de l’IA du [date], jointe. Cette note s’applique à compter du [date].
[Nom, fonction]

Pour une adjonction au règlement intérieur, la date d’application tombe au moins un mois après les formalités de publicité, et l’avis du CSE accompagne l’envoi à l’inspection du travail.

Ce que la note ne règle pas

La fiche pratique de France Num et de la CNIL sur les précautions d’usage de l’IA générative demande de définir les conditions d’usage de l’outil dans un document qui dit à tous les collaborateurs ce qu’ils peuvent faire, comment vérifier les résultats et quelles précautions prendre pour la confidentialité. La note en donne le cadre, la charte le détail. Aucune des deux ne remplace l’analyse RGPD de ce que vous confiez à l’outil : le guide sur les données personnelles et l’IA en entreprise pose les questions à traiter.

La note ne forme pas non plus l’équipe. Depuis le 27 juillet 2026, l’article 4 du règlement européen sur l’IA demande aux entreprises qui utilisent l’IA de prendre des mesures pour développer la maîtrise de l’IA de leur personnel, sans niveau à garantir pour chacun. Une note diffusée et expliquée fait partie de ces mesures, des exercices sur vos propres tâches aussi : le guide pour former une petite équipe à l’IA en propose.

Le kit Charte IA reprend la charte en dix articles modifiables, avec le déroulé de cinq réunions pour la faire adopter et vingt réponses aux questions des salariés. Pour une adjonction au règlement intérieur ou une sanction, prenez l’avis d’un avocat en droit social.

Questions fréquentes

Une note de service suffit-elle pour encadrer l’usage de ChatGPT par les salariés ?

Oui pour annoncer l’outil autorisé, le compte à utiliser, les données à ne jamais y mettre et la relecture avant envoi. Si la note impose des obligations générales et permanentes de discipline dans une entreprise qui a un règlement intérieur, elle devient une adjonction à ce règlement (article L1321-5 du Code du travail). Elle suit alors sa procédure : avis du CSE, transmission à l’inspection du travail, entrée en vigueur au moins un mois après sa publicité.

Faut-il consulter le CSE pour une note de service sur l’IA ?

Oui si la note est une adjonction au règlement intérieur : l’article L1321-4 demande l’avis du CSE avant son introduction. Dans une entreprise d’au moins cinquante salariés, le CSE est aussi consulté sur l’introduction de nouvelles technologies (article L2312-8), et sur tout moyen de contrôle de l’activité des salariés (article L2312-38). Une simple consigne d’organisation n’a pas à lui être soumise.

Une note de service doit-elle être déposée au conseil de prud’hommes ?

Non. La loi du 26 mai 2026 de simplification de la vie économique a supprimé le dépôt du règlement intérieur, et donc de ses adjonctions, au greffe du conseil de prud’hommes. Restent l’avis du CSE, la transmission à l’inspection du travail avec cet avis, la publicité par tout moyen et un délai d’un mois avant l’entrée en vigueur.

Peut-on sanctionner un salarié qui ne respecte pas une note de service sur l’IA ?

Une sanction suppose une règle claire, portée à la connaissance du salarié avant les faits. Dans une entreprise qui a un règlement intérieur, une note qui fixe des obligations de discipline doit avoir suivi la procédure d’adjonction pour être opposable. En dessous de cinquante salariés, faites relire la note par un conseil en droit social avant de la diffuser si vous voulez qu’elle puisse fonder une sanction.

Comment diffuser une note de service aux salariés ?

Par email à chacun, par affichage ou sur l’intranet, puis en réunion avec des exemples concrets. Datez-la, numérotez-la et gardez la preuve de sa diffusion. Elle est rédigée en français, comme tout document qui comporte des obligations pour le salarié (article L1321-6).

Note de service sur l’usage de l’IA : modèle et règles à respecter