Transcrire une réunion ou un appel avec l’IA : prévenir, garder, vérifier

Avant de lancer une transcription dans Teams, Google Meet, Zoom ou pendant un appel, annoncez-le à voix haute au début : ce qui sera transcrit, pourquoi, qui y aura accès et combien de temps le texte sera gardé. Laissez à chacun la possibilité de refuser. L’avertissement affiché par le logiciel aide, mais ne remplace pas cette annonce, surtout pour un appel téléphonique où rien ne s’affiche. Enregistrer à l’insu de quelqu’un des paroles prononcées à titre privé ou confidentiel est puni par l’article 226-1 du code pénal. Ensuite, gardez le texte le moins longtemps possible et vérifiez-le avant d’en tirer un compte rendu.

Exemple fictif : le point de chantier du jeudi

Un bureau d’études de huit personnes tient chaque jeudi une visio d’une heure avec un client et une entreprise sous-traitante. Le gérant aimerait activer la transcription pour rédiger le compte rendu plus vite. Trois questions se posent : les invités extérieurs savent-ils qu’ils sont transcrits, où le texte part-il, et qui le relit ? Les réponses changent selon l’outil.

Ce que font Teams, Meet et Zoom

Quelques précisions relevées le 22 octobre 2026 dans l’aide des éditeurs. Dans Teams, la transcription se lance depuis Autres actions, puis Transcrire, en confirmant la langue parlée ; les invités d’une autre organisation la voient en direct mais pas après la réunion. Dans Meet, la transcription est disponible sur les éditions Workspace payantes listées par Google, en français notamment, sur ordinateur ou Android ; elle couvre les paroles, pas le chat. Chez Zoom, la transcription audio des enregistrements cloud concerne les comptes Pro, Business, Education et Enterprise, et la transcription de réunion n’est pas activée par défaut : l’hôte ou l’administrateur doit l’allumer. Les menus changent souvent : vérifiez dans votre propre compte.

Pour un appel téléphonique

Selon l’application utilisée pour enregistrer ou transcrire un appel, la personne au bout du fil n’est pas forcément prévenue. Faites-le vous-même, avant de lancer l’enregistrement : la CNIL demande que l’interlocuteur soit informé au moment de son appel. Une phrase suffit : « Je voudrais transcrire notre échange pour ne rien oublier dans le devis, le texte sera supprimé ensuite. Vous êtes d’accord ? » Attendez la réponse. Si la personne hésite, n’insistez pas et prenez des notes. Notez aussi dans votre dossier que l’accord a été donné, avec la date.

Ce que prévoit la loi

Le code pénal. L’article 226-1 punit d’un an d’emprisonnement et de 45 000 € d’amende le fait de capter, enregistrer ou transmettre sans leur consentement des paroles prononcées à titre privé ou confidentiel. Le même article précise que le consentement est présumé quand l’enregistrement se fait au vu et au su des intéressés, sans qu’ils s’y opposent alors qu’ils le pouvaient. Faites donc une annonce claire en début de réunion, avec un vrai moyen de dire non.

Le code du travail. Pour vos salariés, l’article L1222-4 interdit de collecter une information les concernant personnellement par un dispositif qui n’a pas été porté à leur connaissance avant. Une transcription systématique des réunions internes doit donc être annoncée à l’équipe avant la première réunion concernée.

La CNIL. Pour les appels enregistrés, la CNIL demande d’informer chaque interlocuteur au moment de l’appel : l’objectif, les destinataires, son droit d’opposition et son droit d’accès. Son programme de travail pour 2026 annonce des travaux sur les outils de transcription et d’analyse automatique, dans les centres d’appels et les logiciels de visioconférence notamment. Surveillez ces publications si la transcription devient une habitude chez vous.

Exemple d’annonce, rédigée pour l’exercice : « Avant de commencer : je propose d’activer la transcription automatique pour préparer le compte rendu. Le texte restera dans mon espace, je serai seul à y accéder, et je le supprimerai une fois le compte rendu validé. Si quelqu’un préfère que la réunion ne soit pas transcrite, dites-le maintenant ou à tout moment, je l’arrête et je prends des notes. »

Garder le texte le moins longtemps possible

Une transcription contient tout ce qui a été dit, y compris ce qui n’aurait jamais figuré dans un compte rendu : une remarque sur un collègue, un problème de santé évoqué en passant, un prix de revient. Trois réglages limitent le risque.

1. Fixez une durée avant de commencer, et tenez-la. La pratique la plus simple : supprimer la transcription une fois le compte rendu validé par les participants. La CNIL recommande cette logique pour les appels, en gardant plutôt les documents d’analyse que les enregistrements.
2. Limitez l’accès aux personnes qui rédigent le compte rendu. Vérifiez qui peut télécharger le fichier dans Teams ou ouvrir le dossier dans Drive.
3. Ne multipliez pas les copies. Si vous collez la transcription dans ChatGPT ou Claude pour en tirer un compte rendu, elle part dans un deuxième service. Utilisez un compte professionnel dont vous connaissez les réglages : le guide réglages de confidentialité de ChatGPT et Claude détaille l’amélioration des modèles et la suppression des conversations, et le guide données personnelles et IA en entreprise aide à cadrer l’usage.

Vérifier la transcription

La reconnaissance vocale fait des erreurs prévisibles. Relisez en priorité :

• les noms propres, les noms de produits et les sigles du métier ;
• les chiffres, les dates et les montants, qui peuvent changer de sens avec un mot mal entendu ;
• les négations : « on ne commande pas » et « on commande » se ressemblent à l’oral ;
• l’attribution des phrases, surtout quand plusieurs personnes parlent dans la même salle avec un seul micro ;
• les passages où les voix se chevauchent ou que le logiciel a laissés vides.

Pour passer de la transcription au compte rendu, demandez à l’assistant de citer ses sources et de signaler ses doutes plutôt que de les combler :

Voici la transcription automatique d’une réunion. Elle peut contenir
des erreurs de reconnaissance vocale.
<transcription>
[coller la transcription]
</transcription>
Prépare un compte rendu : décisions, actions (responsable, échéance),
points ouverts.
Pour chaque décision et chaque action, indique l’horodatage
ou la phrase de la transcription qui la justifie.
Liste à part les passages incompréhensibles, les chiffres douteux
et les phrases dont l’auteur n’est pas clair.
N’ajoute aucune décision qui n’est pas dite explicitement.
Ne reprends aucune remarque personnelle sans rapport avec l’ordre du jour.

Retournez à l’enregistrement ou à la personne concernée pour chaque chiffre douteux. Faites valider le compte rendu par les participants avant de supprimer la transcription.

Quand prendre des notes plutôt

Certaines réunions ne se transcrivent pas : un entretien individuel ou disciplinaire, une discussion sur la santé d’un salarié, une négociation où l’autre partie n’a pas donné son accord, un échange avec un client qui a refusé. Dans ces cas, des notes écrites suffisent, et l’IA peut ensuite les mettre en forme. Le guide compte rendu de réunion à partir de notes donne la méthode et un prompt.

Si vous envisagez de transcrire tous les appels de clients ou toutes les réunions d’équipe, faites-vous aider avant de l’installer, par votre DPO ou par un avocat en droit du travail si vous avez des salariés.

Questions fréquentes

Faut-il le consentement des participants pour transcrire une réunion ?

Prévenez-les avant de lancer la transcription et laissez-leur la possibilité de refuser. Le code pénal punit l’enregistrement de paroles privées ou confidentielles sans consentement, celui-ci étant présumé quand l’enregistrement se fait au vu et au su des personnes sans qu’elles s’y opposent. Pour les salariés, le dispositif doit leur être annoncé à l’avance.

Teams prévient-il les participants d’une transcription ?

Oui. Selon l’aide de Microsoft, tous les participants reçoivent une notification indiquant que la réunion est transcrite, et chacun peut masquer son identité dans la transcription. Celle-ci est stockée dans le OneDrive Entreprise de l’organisateur.

Peut-on enregistrer un appel client sans le prévenir ?

Non. La CNIL demande d’informer chaque interlocuteur au moment de l’appel de l’objectif, des destinataires et de ses droits, dont le droit d’opposition. Enregistrer à son insu des paroles privées ou confidentielles est puni par l’article 226-1 du code pénal.

Combien de temps garder la transcription d’une réunion ?

Fixez la durée avant la réunion. Le plus simple est de supprimer la transcription une fois le compte rendu validé par les participants, en gardant le compte rendu plutôt que le texte intégral. Limitez aussi les personnes qui y ont accès.

Où est stockée la transcription Google Meet ?

Dans le Drive de l’organisateur, dans un dossier « Google Meet », avec un lien envoyé par email à l’organisateur et à la personne qui a lancé la transcription. La fonction est réservée à certaines éditions de Google Workspace.

Sources consultées le 22 octobre 2026 : Légifrance, code pénal, article 226-1 ; Légifrance, code du travail, article L1222-4 ; CNIL, Enregistrement ou écoute des conversations téléphoniques : faut-il informer ses interlocuteurs ? ; CNIL, L’écoute et l’enregistrement des appels sur le lieu de travail ; CNIL, programme de travail 2026 pour l’accompagnement des professionnels ; Microsoft, aide Teams : transcription en direct dans les réunions ; Google, aide Meet : utiliser les transcriptions ; Zoom, aide : donner son consentement à l’enregistrement ; Zoom, aide : transcription audio des enregistrements cloud ; Zoom, aide : activer ou désactiver les transcriptions de réunion.