Anonymiser un document avant ChatGPT : préparer une copie et vérifier ce qu'elle révèle

Avant de transmettre un document à ChatGPT ou à une autre IA, commencez par déterminer ce dont vous avez réellement besoin. Pour reformuler un message, quelques phrases peuvent suffire. Pour analyser un dossier, les informations nécessaires seront plus nombreuses. Enlever les noms réduit certains risques, mais ne garantit pas que le document soit anonyme ou que son utilisation soit autorisée.

Voici une méthode de préparation sur copie, avec un exemple fictif. Elle aide à limiter les informations transmises ; elle ne certifie pas l'anonymat d'un dossier.

Un nom remplacé peut laisser une personne reconnaissable

La CNIL distingue l'anonymisation, qui doit rendre l'identification impossible en pratique et de manière irréversible, de la pseudonymisation, qui remplace les identifiants mais peut permettre de retrouver une personne avec des informations supplémentaires. Des données pseudonymisées restent des données personnelles. Explications de la CNIL

La phrase « Client A, seul pharmacien de cette commune, a demandé un aménagement après son hospitalisation du 12 mars » reste très précise. Remplacer son nom par « Client A » conserve sa profession, sa localisation, une date et une information de santé.

Il faut donc examiner l'ensemble du passage. Selon la tâche, vous pourrez retirer ces détails, reformuler la situation ou constater que le dossier doit rester dans un environnement expressément prévu pour le traiter.

Partir de la question à poser

Prenons une situation fictive : vous voulez rendre un message de suivi plus clair. Le texte original contient une adresse, une référence de commande, une date de livraison et le nom d'un contact. Pour travailler la formulation, ces valeurs exactes ne sont généralement pas nécessaires.

Au lieu de joindre tout le dossier, préparez un extrait comme celui-ci :

Bonjour [CONTACT],

Je reviens vers vous au sujet de la commande [REFERENCE].
La livraison prévue le [DATE_PREVUE] n'a pas encore été confirmée.
Pouvez-vous me communiquer une nouvelle date et me préciser
si l'ensemble de la commande sera livré en une fois ?

Bonne journée,

Puis donnez la consigne :

Reformule ce message pour le rendre plus clair, en conservant un ton courtois.
Garde exactement les champs entre crochets.
Conserve les deux questions : nouvelle date et livraison en une fois.
N'ajoute ni menace, ni délai de réponse, ni compensation demandée.

Vous pourrez remettre les valeurs réelles dans le brouillon local après relecture. Si le message reste reconnaissable par son contexte, cette substitution n'en fait pas un texte anonyme. Elle limite simplement les informations nécessaires à cet exercice de rédaction.

Préparer une copie séparée

Gardez l'original dans son emplacement habituel et créez une copie de travail. Donnez-lui un nom neutre : le nom du fichier peut lui-même révéler un client ou un dossier. Réduisez ensuite la copie à l'extrait utile.

Cette grille est une aide au tri, pas un inventaire exhaustif. Un secret commercial peut également demander une protection même lorsqu'aucune personne physique n'est identifiable.

Si vous gardez une table reliant les repères aux identités réelles, conservez-la séparément dans l'environnement autorisé de l'entreprise. Ne la joignez pas au texte transmis : elle annulerait l'intérêt de la substitution.

Vérifier aussi le contenu moins visible

Dans un fichier Word, les commentaires, révisions et propriétés peuvent conserver des informations absentes du texte final affiché. Sur les versions Windows qui disposent de cette fonction, Microsoft propose l'Inspecteur de document depuis Fichier → Informations → Vérifier l'absence de problèmes → Inspecter le document. Utilisez-le sur une copie et examinez les résultats avant de supprimer des éléments. La disponibilité diffère selon les versions ; Word pour Mac n'a pas le même inspecteur. Documentation Microsoft

Dans un PDF, un rectangle posé sur un nom peut laisser le texte sous-jacent dans le fichier. Utilisez une fonction de suppression définitive du contenu, puis vérifiez le fichier enregistré. Adobe distingue la suppression du contenu visible et l'assainissement des informations cachées, notamment les métadonnées et les éléments incorporés. Documentation Adobe

Rouvrez la copie et cherchez les valeurs que vous vouliez retirer. Contrôlez le texte copiable, les annotations, les images et les pièces incorporées si le format en contient. Une recherche textuelle seule ne contrôle pas un nom visible dans une image scannée. Ces vérifications peuvent révéler des oublis ; elles ne constituent pas une preuve exhaustive d'effacement.

Faire une dernière lecture avec le contexte du métier

Relisez le document comme quelqu'un qui connaît vos clients ou votre équipe. Une combinaison de date, de lieu et de fonction peut suffire à reconnaître la situation. Si elle n'apporte rien à la tâche, retirez-la.

Lorsque la demande exige précisément les faits qui rendent le dossier identifiable, mieux vaut revoir le choix du service, du compte et du cadre de traitement. La suppression des données d'entraînement dans une offre, à elle seule, ne répond pas à toutes les questions de conservation, d'accès ou de confidentialité.

Le guide données personnelles et IA en entreprise détaille ces questions. La charte d'usage de l'IA permet ensuite de préciser les pratiques retenues par votre équipe. Pour les faire adopter, le kit Charte IA propose un déroulé en cinq réunions de trente minutes. Pour examiner les flux et les outils d'un usage particulier, vous pouvez décrire votre besoin.

Retrouvez les autres méthodes dans les guides IA pour les TPE et PME.

Fichiers de l’exercice

Exemples fictifs et consignes présentés dans ce guide.

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