Gemini dans Google Docs et Google Sheets : rédiger, résumer, calculer

Gemini est inclus dans Google Docs et Google Sheets à partir du forfait Google Workspace Business Standard, 13,60 € HT par utilisateur et par mois avec engagement annuel (prix relevé le 22 octobre 2026). Business Starter n’a Gemini que dans Gmail. Dans Docs, sélectionnez un passage puis Affiner pour le reformuler, le raccourcir ou le résumer, ou tapez une demande dans la barre Gemini en bas du document. Dans Sheets, cliquez sur Demander à Gemini en haut à droite pour obtenir une formule, un tableau ou un graphique ; la fonction =AI() traite du texte cellule par cellule. Relisez tout ce que vous insérez.

Les forfaits concernés

D’après la grille de Google Workspace consultée le 22 octobre 2026, Gemini est présent dans Gmail sur tous les forfaits, et dans Docs, Sheets, Slides, Drive, Meet et Chat à partir de Business Standard. Google précise dans son aide sur la facturation que les prix affichés sur son site n’incluent pas la TVA.

Prix relevés le 22 octobre 2026 sur workspace.google.com, hors TVA, par utilisateur et par mois avec engagement annuel : Business Starter 6,80 €, Business Standard 13,60 €, Business Plus 21,10 €. Google affiche aussi des remises temporaires pour les nouveaux clients, non reprises ici. Ces trois forfaits vont jusqu’à 300 utilisateurs.

Avec un compte Google personnel, les mêmes fonctions passent par un forfait Google AI éligible. Pour les documents de l’entreprise, préférez un compte Workspace géré par l’entreprise : les accès se retirent quand quelqu’un part. Si le panneau Gemini n’apparaît pas sur un compte Workspace, l’administrateur a peut-être coupé ces fonctions, ou la langue de votre compte n’est pas encore prise en charge pour l’une d’elles.

L’exemple fictif

Exemple fictif : une entreprise de paysagisme de quatre personnes reçoit ses demandes de devis par un formulaire, rangées dans une feuille Google Sheets : date, commune, message du client. Après chaque visite, le gérant tape ses notes dans un document Google Docs. Deux corvées reviennent chaque semaine : transformer les notes de visite en courrier propre, et trier les demandes pour rappeler d’abord les plus pressées.

Dans Google Docs : réécrire, résumer, rédiger

Réécrire ou résumer un passage

1. Ouvrez le document et sélectionnez le texte à reprendre.
2. Dans la barre flottante, cliquez sur Affiner.
3. Choisissez Reformuler ou Raccourcir, ou ouvrez Plus pour Développer, Plus formel, Plus décontracté, Liste à puces ou Résumer.
4. Gemini affiche ses propositions dans le document. Acceptez-les une par une, ou choisissez Tout accepter ou Tout refuser.

Rédiger à partir de vos notes et d’un autre fichier

La barre Gemini, en bas du document, accepte une demande sur tout le document, sans sélection. Pour qu’il s’appuie sur un autre fichier, cliquez sur Sources puis ajoutez un fichier depuis Drive.

À partir de mes notes de visite ci-dessus et du fichier "Prestations entretien 2026" ajouté en source,
rédige un courrier au client : ce que j’ai constaté, les travaux proposés,
la période possible pour intervenir.
Ne mets aucun prix : je les indique dans le devis.
Ton simple, vouvoiement, une page au plus.

Relisez le courrier contre vos notes : une surface, une essence d’arbre, une période. Si vos notes disent « haie à reprendre au printemps » et que le courrier annonce « intervention en mars », Gemini a précisé ce que vous n’aviez pas décidé. Corrigez avant d’envoyer.

Reprendre le style d’un courrier existant

Si vous avez déjà un courrier type dont le ton vous convient, demandez à Gemini de s’en inspirer : ajoutez-le en source et écrivez « reprends le ton et la structure du courrier type ». L’aide Google décrit aussi un outil Style d’écriture qui résume puis applique le style d’un document Drive, mais elle le réserve pour l’instant à Workspace Experiments, un programme de test pour les comptes personnels. Sur un compte professionnel, la demande écrite reste la voie la plus simple. Comparez ensuite le résultat avec votre courrier type, phrase par phrase, sur la première page.

Dans Google Sheets : formules, tableaux, graphiques

1. Ouvrez la feuille. Si c’est un fichier Excel (.xlsx), Google conseille de l’enregistrer d’abord au format Google Sheets : Fichier, Enregistrer au format Google Sheets.
2. Cliquez sur Demander à Gemini en haut à droite.
3. Choisissez une suggestion ou tapez votre demande. Si la feuille a plusieurs onglets, le menu du champ de saisie permet de ne garder que ceux qui comptent.
4. Insérez le résultat dans la feuille. Google prévient que l’historique de la conversation se perd si vous actualisez la page, fermez la feuille ou perdez la connexion.

Dans l’onglet Demandes, ajoute une colonne "Délai" qui calcule
le nombre de jours entre la date de la demande et aujourd’hui.
Puis crée un graphique du nombre de demandes par commune.

Gemini sait aussi créer un tableau croisé dynamique, une mise en forme conditionnelle, un menu déroulant, trier et filtrer. Le bouton Afficher le code montre comment le contenu a été produit, et Annuler revient sur la dernière action de Gemini. Vérifiez chaque nouvelle formule sur deux ou trois lignes que vous calculez de tête.

La fonction AI pour trier les messages

La fonction AI s’écrit =AI() ou =Gemini() ; l’aide en français la montre aussi sous la forme =IA(). Elle envoie une consigne au modèle pour une cellule ou une plage. Syntaxe : =AI("consigne"; plage), la plage étant facultative mais fortement conseillée par Google.

=AI("Classe ce message en : urgent, devis simple, entretien régulier, hors zone. Réponds par un seul de ces mots."; C2)

1. Tapez la formule sur la première ligne, puis recopiez-la vers le bas.
2. Sélectionnez les cellules et cliquez sur Générer et insérer. Le texte est inséré et la modification vous est attribuée dans l’historique des versions.
3. Pour relancer après une modification, cliquez sur Actualiser et insérer.

Dans un tableau, Insérer une colonne IA à droite place la fonction sur la première ligne ; vous la recopiez ensuite sur toute la colonne. Les limites, d’après l’aide de Google :

• la réponse est du texte brut ;
• la fonction ne voit que la plage indiquée, ni le reste de la feuille ni vos fichiers Drive ;
• 350 cellules au plus par génération ; si vous atteignez la limite à long terme, attendez 24 heures ;
• elle ne s’imbrique pas dans une autre fonction, comme SI() ;
• si une cellule citée dans la consigne change, c’est à vous de relancer.

Gardez la fonction AI pour du texte : classer, résumer, reformuler. Pour un montant ou un délai, une formule classique donne un résultat que vous pouvez recalculer. Relisez au moins les messages classés « hors zone » avant de les écarter.

Ce qu’il faut vérifier avant de partager

Si la feuille est partagée avec une personne extérieure à votre domaine, ou a été créée par elle, Gemini affiche un avertissement : le contenu qu’il ajoute peut être visible hors de l’entreprise. Lisez ce message avant de taper votre demande. Les conversations avec Gemini dans Sheets ne sont pas enregistrées dans l’activité Gemini, mais tout ce que vous insérez reste dans le fichier, avec ses partages.

Ne mettez dans une colonne traitée par la fonction AI que ce dont la consigne a besoin. Le nom et le téléphone du client n’aident pas à classer un message. Le guide données personnelles et IA en entreprise aide à faire ce tri.

Gmail, Docs, Sheets : par où commencer

Si vos journées passent dans la boîte mail, commencez par Gemini dans Gmail, disponible dès Business Starter. Pour interroger un ensemble de documents (procédures, contrats, fiches techniques), NotebookLM convient mieux que Docs. Si votre équipe travaille sous Microsoft 365, l’équivalent côté tableur est Copilot dans Excel.

Ce que ce guide ne règle pas

Il ne dit pas si Business Standard vaut la différence de prix avec Starter pour chaque personne : comptez sur un mois les tâches où Gemini vous aurait servi dans Docs et Sheets. Pour un document qui engage l’entreprise, comme un contrat ou des conditions générales, Gemini peut reformuler ; la validation reste à vous ou à votre conseil.

Questions fréquentes

Gemini est-il inclus dans Google Workspace Business Starter ?

Selon la grille de Google consultée le 22 octobre 2026, Business Starter inclut Gemini dans Gmail et l’application Gemini, mais pas dans Docs, Sheets ni Slides. Ces fonctions commencent à Business Standard, à 13,60 € HT par utilisateur et par mois avec engagement annuel.

Comment utiliser la fonction IA dans Google Sheets ?

Tapez dans une cellule =AI("votre consigne"; A2), en indiquant la cellule ou la plage à traiter, puis recopiez la formule. Sélectionnez les cellules et cliquez sur « Générer et insérer ». La réponse est du texte brut, limitée à 350 cellules par génération.

Comment résumer un document avec Gemini dans Google Docs ?

Sélectionnez le passage, cliquez sur « Affiner » dans la barre flottante, puis sur « Plus » et « Résumer ». Pour tout le document, tapez votre demande dans la barre Gemini en bas de l’écran. Gemini propose ses modifications, que vous acceptez ou refusez.

Pourquoi la fonction AI n’est-elle pas disponible dans Sheets ?

Google cite plusieurs causes : un forfait Workspace qui ne donne pas accès aux fonctions d’IA, des paramètres d’administration, ou la langue du compte. La fonction ne marche pas non plus quand Sheets est ouvert depuis Box, Dropbox ou Egnyte. Au-delà de la limite d’usage, il faut attendre 24 heures.

Gemini fonctionne-t-il sur un fichier Excel ouvert dans Google Sheets ?

Google indique que Gemini fonctionne le mieux avec les fichiers Google Sheets natifs. Pour un fichier .xlsx, passez par Fichier puis « Enregistrer au format Google Sheets » avant d’ouvrir Gemini. Gardez l’original Excel si d’autres personnes l’utilisent encore.

Sources consultées le 22 octobre 2026 : Google, Collaborer avec Gemini dans Google Sheets ; Google, Utiliser la fonction AI dans Google Sheets ; Google, Écrire et modifier du texte avec Gemini dans Docs ; Google Workspace, Comparer les forfaits et les tarifs ; Google Workspace, Présentation de la TVA (aide facturation).