NotebookLM, devenu Gemini Notebook : interroger vos documents d’entreprise

NotebookLM, renommé Gemini Notebook par Google le 16 juillet 2026, répond à vos questions à partir des documents que vous lui donnez. Vous créez un notebook par sujet, vous y importez des PDF, des fichiers Word ou PowerPoint, des documents Google, des pages web ou des fichiers audio, puis vous posez vos questions : chaque réponse cite les passages utilisés. Avec un compte Google Workspace, c’est un service principal de l’abonnement, et Google s’engage à ce que vos fichiers, vos questions et les réponses ne soient ni relus par des humains ni utilisés pour entraîner ses modèles. En accès standard : 50 sources par notebook, 500 000 mots ou 200 Mo par source.

Google a prévu des redirections automatiques pour les notebooks et les liens existants. Ce guide emploie les deux noms, puisque l’outil apparaît encore sous l’un ou l’autre selon les écrans et les recherches.

Ce que fait NotebookLM, et ce qu’il ne fait pas

Un notebook est un ensemble de sources pour un projet. Le chat répond en s’appuyant sur ces sources et affiche des citations : pointez sur une citation pour lire le passage, cliquez pour le retrouver dans son contexte. Le panneau Studio produit, à partir des mêmes sources, des rapports (questions fréquentes, document de synthèse), des tableaux de données exportables vers Sheets, des cartes mentales, des quiz, des présentations et des résumés audio ou vidéo.

Quelques limites à connaître avant de vous lancer :

• chaque notebook est indépendant : NotebookLM ne croise pas les sources de deux notebooks ;
• les notes de bas de page et les commentaires des fichiers Google ne sont pas importés ;
• une page web n’apporte que son texte, et une page payante ne peut pas être importée ;
• une feuille Google Sheets est limitée à 100 000 jetons, une présentation Google Slides à 100 diapositives.

C’est un outil prêt à l’emploi pour un dirigeant ou une petite équipe. Un assistant relié à vos logiciels, avec des droits différents selon les services, relève d’un projet sur mesure, décrit dans un assistant IA sur vos documents.

Exemple fictif : les procédures d’une entreprise de nettoyage

Exemple fictif : une entreprise de nettoyage de bureaux emploie 25 personnes, dont quatre chefs d’équipe. Les procédures (produits autorisés selon le type de sol, conduite à tenir en cas d’incident, fiches de données de sécurité, cahier des charges de chaque grand client) sont réparties dans une quinzaine de PDF et de documents Google. Les chefs d’équipe appellent la responsable d’exploitation pour des questions dont la réponse est déjà écrite quelque part.

Elle crée un notebook « Procédures chantier », y importe les seuls documents validés, et le partage en lecture avec les chefs d’équipe.

Créer le notebook, étape par étape

1. Ouvrez NotebookLM (Gemini Notebook) avec votre compte professionnel et sélectionnez Créer un notebook.
2. Dans la fenêtre qui s’ouvre, choisissez Importer une source : fichier de l’ordinateur, Google Drive, adresse web ou texte collé.
3. Un document importé depuis Google Drive se synchronise seul, toutes les deux ou trois minutes. Si l’original est supprimé ou si vous perdez l’accès, la source devient inaccessible mais compte toujours dans votre quota.
4. Dans le panneau Discussion, lisez le résumé généré, puis posez vos questions.
5. Pour régler les réponses, cliquez sur Configurer le chat : style par défaut, guide d’apprentissage ou personnalisé, et longueur des réponses.
6. Gardez une bonne réponse avec Enregistrer dans une note : la note conserve les citations cliquables.

Un agent a renversé un produit d’entretien sur un sol en linoléum chez un client.
Quelles sont les étapes à suivre, dans l’ordre, selon nos procédures ?
Cite le document et le passage pour chaque étape.
Si nos documents ne répondent pas, dis-le sans compléter.

Ouvrez chaque citation. Si la réponse mélange la procédure d’un client et la procédure générale, ou s’appuie sur une fiche de 2022 remplacée depuis, retirez l’ancienne version : décochez-la dans le panneau Sources, ou supprimez-la du notebook.

Tirer un document du notebook

Dans le panneau Studio, un rapport de type « questions fréquentes » donne une première trame de fiche pour un nouvel agent : la responsable la relit, la corrige, puis l’exporte vers Google Docs avec le menu à trois points. Un tableau de données peut aussi lister, par client, le produit autorisé et le type de sol ; l’export vers Sheets place le tableau dans le premier onglet et les citations dans le second. Ces exports ne se synchronisent pas avec le notebook, et ils ne reprennent pas ses partages : la fiche exportée vit sa vie de document ordinaire, à mettre à jour vous-même.

Partager avec l’équipe

Cliquez sur Partager, ajoutez l’adresse de la personne et choisissez un rôle : Lecteur (lecture seule des sources et des notes partagées) ou Éditeur (peut ajouter ou retirer des sources, et repartager). Décochez Autoriser les copies si vous ne voulez pas que le notebook soit dupliqué avec ses sources. Un compte Gmail personnel peut partager un notebook avec 50 personnes au plus.

Google prévient qu’un lecteur peut garder accès aux sources et aux contenus générés, même quand la discussion les masque. Partager un notebook revient donc à partager tous ses documents. N’y mettez que ce que chaque destinataire a le droit de lire, et faites des notebooks séparés quand les droits diffèrent. Le partage public, ouvert à toute personne qui a le lien, n’a pas sa place pour des procédures internes.

Les limites selon votre compte

Chiffres relevés le 22 octobre 2026 dans l’aide Google, qui précise qu’ils peuvent changer. Chaque source reste limitée à 500 000 mots ou 200 Mo. Partager un notebook ne modifie pas les limites de chaque collaborateur, et les quotas quotidiens repartent à zéro au bout de 24 heures.

Vos documents : compte professionnel ou compte personnel

Avec un compte Workspace, NotebookLM est un service principal, comme Gmail ou Docs, couvert par les conditions d’utilisation de Google Cloud. Google écrit que les fichiers importés, les discussions et les réponses du modèle ne sont pas examinés par des réviseurs humains ni utilisés pour entraîner ses modèles, même quand vous cliquez sur « J’aime » ou « Je n’aime pas ».

Avec un compte Gmail personnel, ce sont les conditions d’utilisation générales de Google. Vos données ne servent pas à entraîner le modèle, sauf si vous envoyez un avis : le contenu lié (questions, sources, réponses) peut alors être lu par des équipes de Google et conservé jusqu’à trois ans, détaché de votre compte. Pour des documents de clients, utilisez le compte professionnel.

Reste la question des droits sur les documents eux-mêmes. Google demande de ne pas importer de documents dont vous ne détenez pas les droits, et un cahier des charges reçu sous accord de confidentialité demande de relire cet accord avant import : voir secret des affaires et confidentialité face à l’IA.

Tester avant de diffuser

Avant d’ouvrir le notebook à l’équipe, posez-lui une dizaine de questions dont vous connaissez la réponse, dont deux qui n’ont pas de réponse dans vos documents : il doit le dire. La grille de test d’un assistant sur vos documents donne des questions types et un corrigé. Refaites l’essai après chaque mise à jour importante des procédures.

Ce que ce guide ne règle pas

Il ne traite pas la version Gemini Notebook pour les entreprises vendue par Google Cloud, qui vise les grandes organisations. Google rappelle aussi de ne pas utiliser l’outil pour un conseil médical, juridique ou financier : sur une fiche de données de sécurité, la consigne du fabricant et votre responsable sécurité font foi. Pour rédiger dans Docs ou calculer dans Sheets, voyez Gemini dans Google Docs et Sheets.

Questions fréquentes

NotebookLM est-il gratuit pour une entreprise ?

Oui pour l’accès standard : 100 notebooks, 50 sources par notebook et 50 questions par jour, relevé le 22 octobre 2026. Avec Google Workspace, NotebookLM est un service principal ; Business Standard et Business Plus donnent des limites plus élevées, jusqu’à 300 sources par notebook. Les protections de données renforcées s’appliquent aux comptes Workspace.

NotebookLM utilise-t-il mes documents pour entraîner l’IA ?

Avec un compte Google Workspace, Google indique que vos fichiers, questions et réponses ne sont ni relus par des humains ni utilisés pour entraîner ses modèles, même si vous donnez un avis. Avec un compte personnel, vos données ne servent pas à l’entraînement, sauf si vous envoyez un avis : le contenu peut alors être relu et conservé jusqu’à trois ans.

Combien de sources peut-on mettre dans NotebookLM ?

En accès standard, 50 sources par notebook, chacune limitée à 500 000 mots ou 200 Mo. Les forfaits Workspace Business Standard et Plus montent à 300 sources par notebook selon l’aide Google consultée le 22 octobre 2026. Une feuille Google Sheets est limitée à 100 000 jetons.

Quelle différence entre NotebookLM et Gemini Notebook ?

Il s’agit du même outil : Google a renommé NotebookLM en Gemini Notebook le 16 juillet 2026. Les notebooks et liens existants sont redirigés automatiquement. Le nouveau nom et le logo apparaissent progressivement selon les écrans.

Peut-on partager un notebook NotebookLM avec ses salariés ?

Oui, avec le bouton Partager, en rôle Lecteur ou Éditeur. Un lecteur peut garder accès aux sources du notebook : n’y mettez que ce que tous les destinataires ont le droit de lire. Faites des notebooks séparés quand les droits diffèrent selon les personnes.

Sources consultées le 22 octobre 2026 : Google Workspace Updates, NotebookLM is now Gemini Notebook (16 juillet 2026) ; Google, Ajouter ou découvrir de nouvelles sources pour votre notebook ; Google, Créer un notebook dans Gemini Notebook ; Google, Utiliser le chat dans Gemini Notebook ; Google, Utiliser Gemini Notebook avec un compte Google professionnel ou scolaire ; Google, Mettre à niveau Gemini Notebook (limites d’utilisation) ; Google, Signaler un problème (traitement des avis).