Email de relance de facture impayée : trois relances préparées avec l’IA

Entre professionnels, une facture non payée à l’échéance fait courir des pénalités de retard dès le lendemain, sans qu’aucun rappel soit nécessaire (article L441-10 du code de commerce). S’y ajoute une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement, par facture (article D441-5). En pratique, on envoie une relance courtoise, puis une relance ferme qui rappelle ces sommes, puis une mise en demeure par lettre recommandée. Un assistant IA peut rédiger les trois messages. Les montants, les dates et le taux viennent de votre facture et de vos conditions générales, jamais de l’outil.

Ce que prévoit le code de commerce

Ce guide concerne les factures entre professionnels. Pour un client particulier, le paiement est en général exigible immédiatement et le régime ci-dessous ne s’applique pas tel quel.

• Le délai de paiement. Sans autre accord, il est de 30 jours après la réception des marchandises ou l’exécution de la prestation. Le délai convenu ne peut pas dépasser 60 jours après la date de la facture, ou 45 jours fin de mois si le contrat le prévoit expressément. Certains secteurs ont des délais propres.
• Les pénalités de retard. Leur taux figure dans vos conditions générales. Il ne peut pas être inférieur à trois fois le taux d’intérêt légal. À défaut d’autre taux, c’est le taux de refinancement de la Banque centrale européenne majoré de 10 points.
• L’indemnité forfaitaire de 40 €. Elle est due pour chaque facture payée en retard, une seule fois, et même en cas de paiement partiel. Si vos frais réels de recouvrement sont plus élevés, vous pouvez demander un complément sur justificatifs.
• Les mentions de la facture. L’article L441-9 impose d’y indiquer la date d’échéance, le taux des pénalités et le montant de l’indemnité forfaitaire.

Taux relevés le 22 octobre 2026 sur la fiche Entreprendre.Service-Public des délais de paiement : trois fois le taux d’intérêt légal correspond à 8,25 % ; le taux BCE majoré de 10 points donne 12,40 % pour le second semestre 2026 (taux de refinancement de 2,40 % au 1er juillet). Le taux applicable au premier semestre 2027 sera celui en vigueur au 1er janvier 2027 : vérifiez-le avant de l’écrire.

Une exception : l’indemnité ne peut pas être réclamée si le client fait l’objet d’une procédure collective qui interdit de payer la créance à l’échéance.

Exemple fictif : une facture de 1 860 €

Une imprimerie de cinq salariés a livré des affiches à une agence événementielle. La facture FA-2026-118, de 1 860 € TTC, a été émise le 3 septembre 2026 avec une échéance au 3 octobre. Ses conditions générales prévoient le taux BCE majoré de 10 points et l’indemnité de 40 €. Le 22 octobre, rien n’est arrivé.

Avant d’écrire : vérifier le dossier

Une relance part mal quand le retard a une autre cause qu’un oubli. Avant de demander quoi que ce soit à l’IA, vérifiez :

1. que la facture a bien été envoyée, à la bonne adresse, avec le bon numéro de commande si le client en exige un ;
2. qu’aucun paiement partiel ni avoir n’est en attente de rapprochement dans votre comptabilité ;
3. qu’il n’y a pas de désaccord sur la prestation. Service-Public le rappelle : en cas de différend, il faut d’abord régler le litige avec le client, une relance n’y servira à rien ;
4. qui, chez vous, parle à ce client. Prévenez la personne qui suit le compte, pour éviter une nouvelle commande ou un geste commercial pendant la relance.

Pour les factures reçues de vos fournisseurs, le problème inverse se pose : le guide extraire les données de ses factures avec l’IA traite leur lecture et leur contrôle.

Le prompt pour préparer les trois messages

Remplissez les crochets avec les informations de la facture. Vous pouvez remplacer le nom du client par « [CLIENT] » et le réécrire vous-même dans le message final : le guide anonymiser un document avant ChatGPT détaille cette précaution.

Rédige trois messages de relance pour une facture impayée entre
professionnels. Utilise uniquement les informations ci-dessous.
Facture : [numéro], émise le [date], échéance le [date]
Montant restant dû : [montant] TTC
Taux des pénalités prévu dans nos conditions : [taux]
Indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement : 40 euros
Destinataire : [fonction], chez [CLIENT]
Signataire : [prénom nom, fonction]
Message 1 : courtois, suppose un oubli, joint la facture,
demande une date de paiement.
Message 2 : ferme, rappelle le message 1 et sa date,
indique que des pénalités de retard courent depuis le lendemain
de l’échéance au taux prévu, et que l’indemnité de 40 euros est due.
Message 3 : lettre de mise en demeure de payer sous [nombre] jours,
avec la somme due, la date limite, et la suite envisagée :
[ce que j’ai décidé de faire].
Règles :
- N’invente aucun montant, aucune date, aucun taux, aucun article.
- Ne calcule pas les pénalités.
- Aucune menace que je n’ai pas écrite (fichier, huissier, presse).
- Vouvoiement, phrases courtes, pas de formule culpabilisante.

La consigne « ne calcule pas les pénalités » est importante. Un assistant IA peut se tromper sur un nombre de jours ou sur l’application d’un taux. Faites le calcul dans votre tableur ou votre logiciel de facturation, à partir du taux de vos conditions et du nombre de jours de retard, puis ajoutez le montant vous-même si vous décidez de le réclamer.

Les trois messages, un par un

Relance 1 : le rappel

Le code de commerce ne fixe aucun intervalle entre les relances. Choisissez le vôtre et tenez-le, par exemple une semaine après l’échéance, puis deux semaines plus tard. Le premier message doit permettre au client de payer sans perdre la face.

Exemple rédigé pour l’exercice : « Bonjour, sauf erreur de notre part, la facture FA-2026-118 du 3 septembre, d’un montant de 1 860 € TTC, arrivée à échéance le 3 octobre, n’a pas encore été réglée. Vous la trouverez en pièce jointe. Pouvez-vous me donner une date de paiement ? Si le règlement est déjà parti, merci de ne pas tenir compte de ce message. »

Relance 2 : le rappel des conditions

Le ton devient plus direct. Le message cite la première relance et sa date, rappelle que les pénalités courent depuis le 4 octobre au taux prévu par vos conditions, et que l’indemnité forfaitaire de 40 € est due. Il demande un paiement à une date précise. Vérifiez que le taux cité est bien celui de vos conditions générales, et non un taux trouvé par l’outil.

Service-Public cite aussi la relance par téléphone. Si vous appelez entre deux messages, notez ce qui a été dit : un accord de paiement en deux fois, par exemple, mérite une confirmation écrite.

Message 3 : la mise en demeure

Selon Entreprendre.Service-Public, la mise en demeure peut se faire par lettre recommandée avec accusé de réception, rédigée en termes assez clairs et formels pour valoir « interpellation suffisante ». Elle peut aussi prendre la forme d’une sommation par commissaire de justice, ou résulter du contrat lui-même s’il le prévoit. Ces règles viennent des articles 1344 et suivants du code civil.

La lettre indique la facture, la somme due, le délai laissé pour payer et la suite que vous avez décidée. Écrivez cette suite vous-même, et seulement si vous comptez vraiment la donner. Un assistant peut durcir le texte au-delà de ce que vous avez décidé : relisez chaque phrase en vous demandant si vous pourriez la tenir devant un juge.

Si la mise en demeure ne suffit pas

Service-Public décrit plusieurs voies judiciaires. L’injonction de payer, possible quel que soit le montant, se demande au tribunal de commerce (ou des activités économiques) quand les deux parties sont commerçantes, au tribunal judiciaire dans les autres cas, par exemple si le client exerce une profession libérale. La demande se fait par formulaire ou en ligne, avec la facture, le bon de commande ou le contrat et la lettre de mise en demeure. Gardez donc chaque relance, avec sa date, dans le dossier du client.

La procédure simplifiée de recouvrement des petites créances, par un commissaire de justice, vise les créances de 5 000 € au plus. Elle ne concerne pas les factures entre commerçants. Une procédure simplifiée propre aux créances commerciales a été créée le 25 avril 2026, mais Service-Public indique qu’elle attend encore son décret au 22 octobre 2026.

Pour choisir entre ces voies, ou si le client conteste la facture, demandez conseil à un avocat ou à un commissaire de justice. Votre expert-comptable peut vous dire comment traiter la créance dans vos comptes.

Garder les modèles

Une fois les trois messages relus, gardez-les comme modèles, avec des crochets à la place des données. La prochaine fois, vous n’aurez à remplir que la facture et les dates. Si vous préparez vos relances dans Gmail, le guide Gemini dans Gmail montre comment travailler sur un fil sans laisser le brouillon promettre quelque chose. Et pour éviter les malentendus en amont, le guide rédiger une proposition commerciale avec ChatGPT rappelle de fixer les conditions de paiement dès l’offre.

Questions fréquentes

Comment relancer une facture impayée par email ?

Commencez par un message courtois qui suppose un oubli, joint la facture et demande une date de paiement. Si rien ne vient, envoyez une relance ferme qui rappelle les pénalités de retard et l’indemnité de 40 €. La dernière étape est la mise en demeure par lettre recommandée.

L’indemnité de 40 € est-elle obligatoire ?

Entre professionnels, elle est due de plein droit pour chaque facture payée en retard, selon les articles L441-10 et D441-5 du code de commerce. Elle doit figurer sur la facture et dans vos conditions générales. Elle ne s’applique pas aux clients particuliers.

Faut-il relancer avant d’appliquer des pénalités de retard ?

Non. Le code de commerce prévoit que les pénalités sont exigibles sans qu’un rappel soit nécessaire, dès le lendemain de la date d’échéance. La relance sert à obtenir le paiement ; les pénalités courent de toute façon.

Quel taux de pénalités de retard appliquer en 2026 ?

Celui de vos conditions générales, qui ne peut pas être inférieur à trois fois le taux d’intérêt légal (8,25 % selon Service-Public). Sans taux prévu, c’est le taux BCE majoré de 10 points, soit 12,40 % pour le second semestre 2026, relevé le 22 octobre 2026.

Comment faire une mise en demeure de payer ?

Par lettre recommandée avec accusé de réception, en termes clairs : la facture, la somme due, le délai laissé et la suite envisagée. Elle peut aussi se faire par sommation d’un commissaire de justice. Gardez une copie, elle servira pour une injonction de payer.

Peut-on utiliser ChatGPT pour une lettre de relance ?

Oui, pour le ton et la structure. Donnez-lui les données exactes de la facture et interdisez-lui d’inventer un montant, une date, un taux ou un article de loi. Faites le calcul des pénalités vous-même et relisez chaque lettre avant l’envoi.

Sources consultées le 22 octobre 2026 : Légifrance, code de commerce, article L441-10 ; Légifrance, code de commerce, article D441-5 ; Légifrance, code de commerce, article L441-9 ; Entreprendre.Service-Public, délais de paiement entre professionnels et pénalités de retard (vérifié le 7 août 2026) ; Entreprendre.Service-Public, recouvrement amiable : relance et mise en demeure de payer ; Entreprendre.Service-Public, procédure simplifiée de recouvrement de petites créances (vérifié le 16 octobre 2026) ; Entreprendre.Service-Public, recouvrement judiciaire : injonction de payer (vérifié le 1er septembre 2026).